lunes, 8 de diciembre de 2008

NORMATIVIDAD PARA LA CREACIÓN DE INFORMES

ICONTEC es la entidad que regula la estandarización de todos los procesos que se llevan a cabo en una empresa, incluyendo los documentos que circulan al interior de las mismas.

Aquí hay a la disposición un archivo muy completo para que se tenga la oportunidad de verlo en su totalidad.

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NORMAS PARA LA REDACCION


Claridad: Corresponde al código. Hay que escribir con un máximo de sencillez para que el código no haga de filtro, sino que permita el paso del mensaje.

Brevedad: Corresponde al mensaje. Intentar dar la máxima información en un mínimo de palabras.

Precisión: Corresponde al contexto: El texto debe focalizarse en lo que interesa sin rodeos ni añadidos.

Corrección: Corresponde al canal. Se debe escribir correctamente, cumpliendo las normas gramaticales y estructurales y presentar el texto formalmente digno.

Totalidad: Corresponde al receptor. No se debe dar la impresión de que transmite un mensaje incompleto.

Originalidad: Corresponde al emisor. Se debe tratar de no copiar las formas.
ESTILO: RITMO Y COHERENCIA

ESTILO

El estilo de un escritor no es exclusivamente su sensibilidad literaria, su capacidad creativa para escribir novelas o hacer poesías. Todos nosotros, en cualquier redacción que realicemos, tenemos un estilo propio. Se podría definir como un equilibrio entre el orden y el movimiento. Por una parte el estilo depende de la organización y jerarquía de las ideas en el texto, de la coherencia que se desprende del mismo; pero también de la capacidad de interesar, agradar y dar vida a las ideas, dar un ritmo adecuado al tipo de mensaje.

LA COHERENCIA

Imaginemos que llega a nuestras manos este texto:

Teatro a las seis.
Un programa de Radio Nacional de España.
La Galatea.
Idea original: Francis Bacca
Adaptación: Juana Peña
Trigésimo capítulo.

A primera vista parecen sólo frases sueltas, casi diríamos que no se trata de una redacción. Sintácticamente son oraciones simple sin ningún nexo coordinante ni subordinante, si verbo en algunas de ellas.

Pero si nos preguntan cuál es le tema del que habla el texto, no dudaríamos en decir que es la presentación de un programa de radio que consiste en una adaptación de la Galatea al ámbito radiofónico.

¿Cómo podemos saberlo? Por las palabras claro, pero también por la coherencia que tienen entre ellas, el orden en que aparecen y la jerarquía que les confiere este orden. Decimos que este texto es coherente por que, a pesar de la ausencia de enlaces, de verbos, de párrafos que recogen la idea principal y las secundarias, tenemos un texto claro, breve, original, preciso, completo y correcto que interpretamos fácilmente como el guión de un programa de radio.

EL RITMO

El ritmo de un texto le confiere movimiento, vida, debe ser motivador y sugerente. Varía mucho según el tipo de escrito, pero en principio suele ser muy homogéneo en un mismo texto (excepto casos surrealistas). De este modo el lector crea sus propias expectativas sobre lo que va a leer a continuación y las confirma o rechaza a medida que avanza en la lectura. Los cambios bruscos, si no son intencionados, dificultan la creación de expectativas y reducen el interés por la lectura.

La primera frase de un texto suele dar la pauta sobre la velocidad y el ritmo que daremos al mismo.
La falta de subordinación da, en principio, un ritmo más rápido al texto. Cuando además no hay apenas nexos y se omiten algunos verbos, tenemos el ritmo más veloz y espontáneo, como el caso del texto radiofónico.

Por el contrario, la subordinación abundante hace el texto más complejo y su ritmo se vuelve lento y pausado.

LA CONCORDANCIA

Definición: Es un medio gramatical de relación interna entre palabras. En español existen dos clases de concordancia:

Concordancia entre el sustantivo y adjetivo que consiste en la igualdad del género y el número de estas dos categorías gramaticales.
Concordancia entre el verbo de una oración y el sustantivo, núcleo del sintagma nominal. En este caso la igualdad debe ser de número y persona.
Ejemplos:

Salón amplio
Salones amplios
Casa limpia.
Casas limpias

Casos especiales:

Si el adjetivo modifica a varios sustantivos singulares, concuerda con ellos en plural y tiene género masculino. Ejemplo: Estos son un pez, un loro y una pantera muy lindos.
Si los sustantivos nombran seres animados de diferente género, el adjetivo se usa en plural y en masculino. Ejemplo: La secretaria, la dueña y el vendedor son consagrados en su trabajo.
Si el adjetivo modifica sustantivos sinónimos o que van unidos por las conjunciones o u, concuerda en género con el último sustantivo y se usa en singular. Ejemplo: Tiene una pulmonía, una sinusitis y un catarro impresionante.
Cuando el adjetivo precede a dos o más sustantivos, se usa en número singular y tiene el género del sustantivo más próximo. Ejemplo: Confío en su extraordinaria fuerza y valor.
En el caso de los adjetivos compuestos, sólo el segundo elemento concuerda con el sustantivo. Ejemplo: La guerra ruso – japonesa.

RECOMENDACIONES EN LA ELABORACION DE INFORMES

Una vez realizadas las experiencias, la persona que las ha llevado a cabo debe presentar un informe del trabajo realizado y de las conclusiones obtenidas, según las siguientes normas:


1. Debe identificarse la persona que presenta el informe. Se incluirá también la fecha de realización de la experiencia. Si se ha invertido más de un día, conviene indicar la fecha de comienzo y de terminación del trabajo.
2. Es aconsejable tener un cuaderno de trabajo personal, independientemente de que el trabajo se realice en equipo. En este cuaderno deben anotarse todos los datos referidos a la experiencia, a medida que estos se van obteniendo.
3. No conviene dejar nada pendiente de anotar aunque la actividad se tenga que interrumpir; no es aconsejable confiarse en la memoria.
4. Con independencia del orden en que se van obteniendo los datos, éstos deberán presentarse ordenados por bloques lógicos.
5. Siempre que sea posible, los datos se presentarán en una tabla y en una gráfica, lo que permitirá una rápida visión de los factores que afectan a los fenómenos estudiados.
6. El informe debe incluir un apartado en el que se describa brevemente, pero sin omitir los detalles importantes, todos los pasos seguidos en la realización de la experiencia. Y si se cree necesario un diagrama de los instrumentos empleados y su montaje.
7. Cuando se utiliza una técnica nueva, conviene detenerse en su descripción.
8. Deben incluirse todas las condiciones que puedan afectar al fenómeno estudiado y que se puedan conocer (temperatura, presión atmosférica, humedad, iluminación, etc.).
9. Las conclusiones deben presentarse en lugar visible y serán claras y concisas.
10. Cuando sea posible, conviene repetir las experiencias para obtener más datos; en este caso se calculará el valor medio.
11. Se anotarán especialmente las normas de seguridad adoptadas.
12. Conviene incluir un apartado en el que se reflejará la opinión personal: si se han aclarado conceptos, la facilidad o la dificultad en la realización del trabajo, las propuestas para mejorar las condiciones operatorias y obtener mejores resultados, etc.

miércoles, 3 de diciembre de 2008

Para que sirven los informes?

Son instrumentos cuya finalidad es informar a una o varias personas, ya sea de manera oral o escrita, sobre el curso de las actividades programadas en una organización. son registros planeados y formales de la información transmitida a los individuos para que la apliquen a la planeación, implantación, control y problemas de decisión.